WAS ES BEI DER SUCHE NACH MFA-AZUBIS ZU BEACHTEN GIBT
Medizinische Fachangestellte zu finden, gestaltet sich für Praxen zunehmend schwierig, auch wenn die Ausbildung in der Beliebtheitsskala zumindest bei Mädchen ganz oben rangiert. Zwei Fachfrauen geben Tipps von der Akquise bis zum Ausbildungsnachweis.
Der Markt scheint wie leer gefegt. In mancher Arztpraxis fragt man sich inzwischen: Medizinische Fachangestellte? Woher nehmen, wenn nicht stehlen?
„Das wichtigste Aushängeschild einer Arztpraxis ist und bleibt eine gute Ausbildung“, sagt Barbara Kronfeldner, Referatsleiterin Medizinische Fachangestellte (MFA) beim Verband medizinischer Fachberufe (VmF).
Zumal in Zeiten, in denen auf dem regulären Markt keine potenziellen Mitarbeiter mehr zu greifen sind. Kronfeldner weiß sehr gut, wovon sie spricht: Seit März 2021 zeichnet sie am MVZ Klinikum Straubing in leitender Funktion für die Koordination von rund 120 Kolleginnen und Kollegen in vierzehn verschiedenen Fachbereichen verantwortlich – zwischen 15 und 20 Auszubildende inklusive.
Zusammen mit ihrer Verbandskollegin Nicole Josten-Ladewig, stellvertretende Referatsleiterin Tiermedizinische Fachangestellte (TFA), gibt sie einen Überblick, was im Zuge einer guten Ausbildung beachtet werden sollte.
Die MFA-Ausbildung ist beliebt
Vorneweg zunächst ein Blick in den Ausbildungsreport 2022 des Deutschen Gewerkschaftsbundes (DGB). Die gute Nachricht: 17.154 junge Frauen (und einige Männer) unterzeichneten im vergangenen Jahr laut aktuellen Daten des Bundesinstituts für Berufsbildung (bibb) einen Ausbildungsvertrag zur/zum MFA und somit zehn Prozent aller weiblichen Auszubildenden in Deutschland.
Auf der Beliebtheitsskala rangiert die Ausbildung zur MFA unter Frauen damit weiter auf Platz 1. Wer im Job bleibe, sei eine andere Frage, schränkt Josten-Ladewig, die als TFA in der Tierklinik Lüneburg arbeitet, allerdings ein. Für viele junge Leute sei die Ausbildung nur Übergangslösung, um anschließend ein Studium zu starten. Andere verlassen die Praxis und suchen sich einen neuen Arbeitgeber. Wieder andere brechen die Ausbildung ab, weil die Erwartungen an den Beruf nicht erfüllt werden.
MFA-Suche: Mit einem Schülerpraktikum starten
Nicole Josten-Ladewig, stellvertretende Referatsleiterin Tiermedizinische Fachangestellte beim VmF M. Schneider (2)
Der Rückgang von Bewerbungen sei deutlich spürbar, beobachtet die TFA seit Jahren – und zwar quer durch alle medizinischen Fachberufe. Gerade in ländlichen Gegenden werde es immer schwieriger, geeignete Auszubildende zu finden, zumal wenn der Chef selbst schon älter und die Praxisnachfolge ungeklärt sei.
Was also tun, um frühzeitig Nachwuchs zu gewinnen? „Wer gut ist, fängt mit dem Schülerpraktikum an“, sagt sie. Dabei aber müsse den jungen Leuten etwas geboten werden. Nach einer kurzen Einarbeitung, so ihr Rat, sollten einfache, aber typische Arbeiten übertragen und das Praktikum entsprechend interessant gestaltet werden. Modelle gibt es hier – je nach Bundesland und Schule – verschiedene: Von Schnuppertagen, über ein bis dreiwöchige Praktika bis hin zu regelmäßigen, übers ganze Schuljahr verteilten Praxistagen. Mit Blick aufs freiwillige Ferienpraktikum sagt die TFA: „Wer dieses macht, hat Bock drauf und will wirklich sehen, wie es im Betrieb läuft.“
Zu beachten ist: Die Haftpflichtversicherung und die Unfallversicherung der Schule greifen nur, wenn das Praktikum auch tatsächlich von der Schule angeboten wird.
Als Checkliste gibt Josten-Ladewig an die Hand, einen Praktikumsplan zu erstellen, einen verantwortlichen Praktikumsbetreuer festzulegen, mit Praktikanten über deren Erwartungen und Wünsche zu sprechen, den Kontakt mit der Schule und dem Betreuungslehrer pflegen, zwischendurch Feedback zu geben, als Mentoren am besten Auszubildende an die Seite zu stellen und eine Abschlussbewertung zu schreiben.
Der Lebensstil der „Generation Z“
Wichtig auf der Azubi-Suche sei aber auch, die Belange der jungen Generation zu berücksichtigen. Die „Generation Z“ beschreibt jene jungen Leute, die zwischen 1995 und 2010 geboren wurden, zwischen ihr und den „Babyboomern“ liegen drei Generationen – und deutlich andere Lebenseinstellungen. Was aber bedeutet das für eine Arztpraxis auf Nachwuchssuche? Junge Leute trennen klar zwischen der Arbeitswelt und dem Privatleben, gehen aber in beidem völlig auf.
Kronfeldner und Josten-Ladewig empfehlen deshalb ein Überdenken starrer Regeln, Flexibilität und Mitarbeiterorientierung. Überdies raten sie im Umgang mit jungen Mitarbeitenden zu einer modernen Kommunikationskultur mit offenen Gesprächen, einer positiven Anerkennungskultur sowie angemessener Sicherheit – Versprechen sollten eingehalten werden.
Zeitung lesen allenfalls noch die Eltern oder Großeltern angehender Auszubildender. Letztere bewegen sich, wenig überraschend, im Digitalen. Als Werbefunktion Nummer 1 benennen die VmF-Referatsleiterinnen deshalb Netzportale wie Gigajob oder Monster. Ebenso wichtig aber sei eine gute eigene Online-Präsenz. Das beginnt damit, dass eine moderne Praxis heute eine Homepage haben sollte zur Patienten- und Imagebildung – und zur Mitarbeiterakquise.
Checkliste für den digitalen Auftritt der Praxis
Folgende Checkliste kann beim Konzept für den digitalen Auftritt helfen:
Die Praxis sollte Persönliches zeigen, ohne ins Private zu gehen,
Besonderheiten hervorheben,
die Follower hinter die Kulissen schauen lassen,
Social-Media-Accounts vernetzen,
kurz und knackig posten und
natürlich immer die rechtlichen Vorgaben einhalten.
Wird Werbung auf der Homepage für den freien Ausbildungsplatz platziert, raten Kronfeldner und Josten-Ladewig zu möglichst konkreten Angaben wie: „Wir unterstützen Sie bei Lernschwächen“, „Wir führen interne Projekte durch“ oder auch „Wir investieren in Ihre/Deine Ausbildung“.
Das korrekte Verhalten im Bewerbungsverfahren beginnt laut JostenLadewig im Ernstfall mit einer höflichen, respektvollen, professionellen Absage. Sie sollte mit entsprechendem Fingerspitzengefühl und vor allem rechtssicher formuliert sein. Eine Antwort sollte nach ein bis drei Wochen erfolgen, Bewerbungsunterlagen sind vollständig zurückschicken. Und absagen sollte, wer das Bewerbungsgespräch geführt hat.
Lange Checkliste für das MFA-Bewerbungsgespräch
Die Checkliste fürs Bewerbungsgespräch ist lang:
Der Termin – im Schnitt 60 Minuten – ist zu planen und einzuhalten.
Der Raum fürs Gespräch ist festzulegen, zu blocken, sollte vorab gut gelüftet werden, sauber und mit ausreichend Stühlen ausgestattet sein.
Die Sitzordnung sollte nicht an eine Prüfungssituation erinnern und Blickkontakt möglich sein.
Unterlagen für alle Beteiligten, Wasser und Kaffee sollten bereitstehen.
Zu Beginn des Gesprächs rät Josten-Ladewig dazu, den Bewerber erzählen zu lassen, ihm nicht ins Wort fallen und ihm zu verstehen zu geben, dass Nervosität normal und in Ordnung ist.
Ein Chef, der aufs Handy schaut oder mit dem Kugelschreiber klickt? Ein No-Go, alle Beteiligten müssten zu 100Prozent beim Gespräch sein. Zumal: Wer gut zuhöre, könne anschließend die besseren Fragen stellen.
Job des Gesprächsführers ist es, die Situation im Blick zu haben, gegebenenfalls einzugreifen oder nachzuhaken.
Gespräche sind auf Augenhöhe zu führen – und damit tun sich, nimmt JostenLadewig kein Blatt vor den Mund, Ärzte oftmals schwer. Aber: Ein Bewerbungsgespräch sei keine einseitige Prüfungssituation. Vorab sollte man sich Gedanken zum Fragenkatalog machen – und dem Bewerber ebenfalls die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen.
Bereits im Bewerbungsgespräch muss außerdem der Ausbildungsverlauf genau erklärt werden: Wie ist die Ausbildung sachlich und zeitlich gegliedert? Was ist das Ziel? Wie lange dauert sie? Wie lange dauert die Probezeit? Wo findet die Ausbildung statt? Gibt es Rotationsverfahren? Wie hoch ist das Azubi-Gehalt? Wie ist die tägliche Ausbildungszeit geregelt? Wie viel Urlaubsanspruch hat die Auszubildende? Unter welchen Voraussetzungen kann der Ausbildungsvertrag gekündigt werden? Was sind die Rechte und Pflichten der Auszubildenden wie auch des Ausbilders?
Und, ganz wichtig: Nicht erlaubt sind Fragen zu Kinderwunsch, Schwangerschaft und Familienplanung, Partei-, Gewerkschafts- und Religionszugehörigkeit, zu ethischen Ansichten, Sexualleben, dem Austritts- oder Kündigungsgrund im früheren Unternehmen, öffentlichen Ämtern und Ehrenämtern, der Mitgliedschaft in Vereinen und Verbänden, zu Vorstrafen sowie zu Vermögensverhältnissen.
Azubi ist gefunden – und nun?
Hat die Arztpraxis eine Auszubildende gefunden, muss die nächste Checkliste abgearbeitet werden:
Es braucht einen Ausbildungsvertrag, die Anmeldung bei der Berufsschule, Arbeitskleidung und ein Namensschild,
das Dosimeter ist zu unterschreiben,
Dokumente wie etwa die Schweigepflichterklärung sind vorzubereiten,
alle nötigen Daten sind zu erfragen,
die Azubi ist an den Impfstatus zu erinnern,
sie muss beim Sozialversicherungsträger angemeldet werden,
ein Ausbildungsordner muss erstellt werden und
ein Informationstag kann gegebenenfalls terminiert und organisiert werden. Zu letzterem raten die zwei Expertinnen unbedingt, gerade bei Azubis unter 18 Jahren, um auch den Eltern die Praxis zu zeigen sowie das Team, das Berufsbild und die Ausbildung vorzustellen.
Am ersten Ausbildungstag schließlich sollten
Auszubildende empfangen und den Kollegen vorgestellt werden,
die Praxiskleidung ist zu überreichen,
das Verhalten im Krankheitsfall zu erklären,
die Telefonnummernliste auszuhändigen und
es braucht eine Aufklärung über Schweigepflicht, Datenschutz, den Verhaltensregeln-Knigge, Hygienevorschriften und Arbeitsschutz.
Gesprochen werden sollte ferner über Arbeitszeiten und Urlaub, die Berufsschultage und den Ausbildungsnachweis.
Schließlich sollten die neuen Kolleginnen einen Ausbildungsordner mit allen Informationen zur Praxis und zur Arbeit erhalten.
Im Dschungel der Gesetze
Kennen sollten Ausbilder laut Barbara Kronfeldner unbedingt das Berufsbildungsgesetz (BBiG), es regelt in Deutschland die betriebliche Berufsausbildung, die Berufsausbildungsvorbereitung, die berufliche Fortbildung sowie die Umschulung. Unter anderem kann eine Berufsausbildung demnach in Teilzeit durchgeführt werden (§7a). Dafür braucht es aber die beidseitige Zustimmung und die Ausbildung ist auf maximal 4,5 Jahre ausdehnbar. Auch kann die Ausbildungsdauer verkürzt oder verlängert werden. Das ist allerdings abhängig vom Notendurchschnitt und von Kammer zu Kammer unterschiedlich (§8).
Paragraf 13 regelt das Verhalten während der Ausbildung. Unter anderem sind Azubis verpflichtet, an Ausbildungsmaßnahmen teilzunehmen, müssen den Weisungen von Ausbildern folgen und sind – ganz wichtig – verpflichtet, einen schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis zu führen.
Ebenso haben die Ausbildenden eine Reihe von Pflichten. Unter anderem müssen sie entweder selbst ausbilden oder einen Ausbilder ausdrücklich beauftragen, Auszubildende zum Besuch der Berufsschule wie auch zum Führen des Ausbildungsnachweises anhalten sowie Ausbildungsmittel zur Verfügung stellen. Dazu gehören, wie Kronfeldner betont, auch die Fachbücher der Berufsschule.
Und: Auszubildenden dürfen nur Aufgaben übertragen werden, die dem Ausbildungszweck dienen und ihren körperlichen Aufgaben angemessen sind. Die Auszubildende ist überdies freizustellen für den Berufsschulunterricht und am Tag vor der schriftlichen Abschlussprüfung (§15). Paragraf 16 regelt den Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis.
Die Probezeit muss mindestens einen Monat, darf höchstens aber vier Monate betragen (§20). Ebenfalls wichtig zu wissen: Bestehen Azubis die Abschlussprüfung nicht, verlängert sich das Berufsausbildungsverhältnis auf ihr Verlangen bis zur nächstmöglichen Wiederholungsprüfung, höchstens um ein Jahr (§21). Eine Kündigung ist während der Probezeit jederzeit möglich ohne Kündigungsfrist. Nach der Probezeit geht dies indes ohne Einhalten einer Kündigungsfrist nur aus wichtigem Grund. Eine Kündigung muss schriftlich erfolgen. Und sie ist unwirksam, wenn die Tatsachen, die zur Kündigung führten, bereits länger als zwei Wochen bekannt sind. Geben Auszubildende die Berufsausbildung auf, beträgt ihre Kündigungsfrist vier Wochen. (§22).
Jugendschutzgesetz ernst nehmen
Wer Auszubildende unter 18 Jahren beschäftigt, muss außerdem das Jugendschutzgesetz kennen. „Nehmt dieses unbedingt ernst“, mahnt Kronfeldner. Minderjährige dürfen nicht mehr als acht Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich beschäftigt werden. Nur wenn an einzelnen Werktagen die Arbeitszeit auf weniger als acht Stunden verkürzt ist, können Jugendliche an den übrigen Werktagen derselben Woche achteinhalb Stunden beschäftigt werden (§8). Geregelt sind auch die Ruhepausen. Sie müssen bei einer Arbeitszeit von mehr als viereinhalb bis sechs Stunden mindestens 30 Minuten sowie bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden 60 Minuten betragen (§11).
Paragraf 19 regelt den Urlaubsanspruch, dieser beträgt jährlich mindestens 30 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahrs noch nicht 16 Jahre ist, 27 Werktage, wenn er noch nicht 17 Jahre ist, und 25 Werktage, wenn er noch keine 18 ist.
Die so genannte Ausbildungsordnung (AO) regelt die Bezeichnung des Ausbildungsberufs, die Ausbildungsdauer, die beruflichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten, die mindestens Gegenstand der Berufsausbildung sind sowie die Prüfungsanforderungen. Und: Ein Muss in jedem Ausbildungsbetrieb ist das Einhalten des Ausbildungsrahmenplans. „Was darin steht, muss vermittelt werden. Der Zeitrahmenplan vor und nach der Zwischenprüfung muss eingehalten werden. Es darf gern mehr Wissen vermittelt werden – aber nicht weniger!“, mahnt Kronfeldner.
MFA-Ausbildungsplan immer individuell erstellen
Für den individuellen Ausbildungsablauf muss der Ausbildungsbetrieb dann auf Grundlage des Ausbildungsrahmenplans einen betrieblichen Ausbildungsplan für die Auszubildenden erstellen. Mitbedenken sollten Ausbilder dabei eine mögliche Verkürzung der Ausbildungszeit, Urlaubs und Schulzeiten, mögliche Lernschwächen, Krankheitstage oder auch Hospitationen.
Kronfeldner rät, genügend Zeit für die Vermittlung und für Wiederholungen einzuplanen – möglichst mit Puffer, Flexibilität und verschiedenen Methoden der Vermittlung.
Und weil er so wichtig ist, final noch einmal ein kompakter Blick aufs Thema Ausbildungsnachweis. Der nämlich ist keineswegs nur lästige Pflicht, sondern die Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung wie auch rechtlicher Nachweis für den Fall, dass die Prüfung vom Prüfling angefochten wird. Überdies erfüllt er eine pädagogische und dokumentarische Funktion.
Barbara Kronfeldner rät, feste Zeiten während der Arbeitszeit zum Führen des Ausbildungsnachweises festzulegen, regelmäßig die Themen zu besprechen, ihn zu kontrollieren und zu unterschreiben.
Wie zufrieden sind die MFA-Azubis?
Der Deutsche Gewerkschaftsbund (DGB) wollte in einer Umfrage wissen, wie zufrieden Auszubildende im Schnitt sind. Hier tut sich eine Baustelle auf: „Sehr zufrieden“ gaben nur 72,8 Prozent der MFA an, 20,7 Prozent waren teilweise zufrieden und immerhin 6,4 Prozent sehr unzufrieden. Doch woher rührt dies?
Erschreckend sei, war schon vor einigen Jahren im Ausbildungsreport zu lesen, dass häufig bereits das schlichte Einhalten bestehender Gesetze ausreichen würde, um die Ausbildungszufriedenheit junger Menschen zu steigern. Die aber scheinen in vielen Ausbildungsbetrieben nicht bekannt oder sind wohl manchem Chef schlicht egal. Da bilden Arztpraxen keine Ausnahme, wie die Erfahrungen von Ausbildungsbeauftragten regelmäßig zeigen.
Die DGB-Umfrage ergab: Mehr als ein Drittel der befragten Auszubildenden haben keinen betrieblichen Ausbildungsplan, obwohl dieser gesetzlich vorgeschrieben ist. So es ihn gibt, wird er nur bei etwas mehr als 60 Prozent immer eingehalten, bei 2,4 Prozent indes selten oder nie. Elf Prozent der Azubis müssen immer oder häufig ausbildungsfremde Tätigkeiten ausüben. Und fast ein Drittel wird angehalten, das Berichtsheft immer außerhalb der Arbeitszeiten zu führen, obwohl dies rechtlich ein Teil der Ausbildung ist. Ein Drittel der Auszubildenden muss, obwohl in der Ausbildung nicht vorgesehen, regelmäßig Überstunden machen – und mehr als zwölf Prozent kommen auf mehr als fünf Zusatzstunden pro Woche. Da erstaunt es nicht, dass nur weniger als zwei Drittel der Auszubildenden den eigenen Ausbildungsbetrieb weiterempfehlen würden.
Und noch eines überrascht im Zuge der DGB-Umfrage, bedenkt man, wie schwierig es heute ist, Personal zu rekrutieren: Nur 35 Prozent der Auszubildenden wussten zum Zeitpunkt der Befragung, ob sie übernommen werden. Darüber müsse unbedingt frühzeitig gesprochen werden, wolle man die jungen Leute behalten, sonst orientierten sie sich um, sagt Nicole Josten-Ladewig, stellvertretende Referatsleiterin Tiermedizinische Fachangestellte beim Verband für medizinische Fachberufe.
