Praxismanagement: Digitale Zeiterfassung als Helferlein im Praxisalltag
Wie können Arbeitszeiten verlässlich und umfassend dokumentiert werden? Diese Frage treibt Arbeitgeber spätestens seit dem Grundsatzurteil des Europäischen Gerichtshofs Mitte Mai um. Digitale Lösungen versprechen auch Kleinstbetrieben sichere und einfache Antworten.
NEU-ISENBURG. Arbeitgeber, die bislang auf systematische Zeiterfassung verzichtet haben, sehen sich mit dem Grundsatzurteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zur Arbeitszeiterfassung vor neue Aufgaben gestellt. Wie die Realisierung des Urteils in Deutschland aussehen wird, ist noch offen. Warnungen vor zusätzlichem bürokratischen Aufwand und Zusatzkosten für neue Zeiterfassungssysteme werden laut.
Zeljko Katavic, Gründer und Geschäftsführer des Softwareunternehmens Eurodata Propep, gibt Entwarnung: „Moderne Zeiterfassungssysteme können den Arbeitsalltag vereinfachen, weil sie über intelligente Schnittstellen und Automatismen verfügen und so potenzielle Fehlerquellen minimieren.“
Umfassende Dokument gesichert
Zur sicheren und umfassenden Dokumentation von Arbeitszeiten, wie sie der EuGH in seinem Urteil fordert, bieten sich verschiedene Zeiterfassungssysteme an. Allen modernen Systemen ist gemeinsam, dass sie sämtliche Arbeitszeitmodelle abdecken und durch intelligente Vernetzung handschriftlich ausgefüllte Stundenzettel und Excel-Tabellen passé werden lassen, menschliche Fehlerquellen in der Dokumentation entsprechend minimieren.
Stationäre beziehungsweise mobile Zeiterfassungssysteme protokollieren die Arbeitszeiten über das Ein- und Ausbuchen an einem Terminal. Die Mitarbeiter identifizieren sich meist über berührungslose Transponder. Aktuelle Systeme erlauben auch die Authentifizierung durch Fingerabdruck.
Katavic ist sicher: „Die Zukunft liegt in digitalen Zeiterfassungssystemen.“ Ihre Vorteile seien die mobile Verfügbarkeit sowie eine automatische, umfassende Abdeckung der gesetzlichen Anforderungen an beispielsweise Datenschutz-Grundverordnung oder Lohnsteuergesetz.
Mobile Systeme mit webbasierten Cloudlösungen, wie beispielsweise „Edtime“ von Eurodata, seien zeitgemäßer als Hardware-Lösungen, so der Experte. Sie ermöglichten Arbeitgebern und Arbeitnehmern höchstmögliche Flexibilität.
Gewählt werden kann bei den modernen Systemen zwischen verschiedenen Modellen, etwa manuelles Ein- und Ausbuchen per Applikation auf dem Handy oder dem Praxis-Tablet. Möglich sei aber auch, den Erfassungsmodus zu umgehen und Dienstpläne manuell einzutragen. Diese müssten dann nur noch von den Mitarbeitern bestätigt werden.
Digitale „Kopfschmerzlösungen“
Die digitalen Modelle seien insgesamt so programmiert, dass sie den Bürokratieaufwand in Arztpraxen erheblich senkten, weil sie den Anforderungen an beispielsweise Lohnsteuer- und Arbeitszeitgesetz oder an die DSGVO gerecht würden. „Eine einfache Lösung bei bürokratischen ‚Kopfschmerzthemen‘“, beschreibt Katavic anschaulich.
Dem pflichtet auch ein Arzt bei, der das System aus der Praxis kennt: „Die Bedienung des Systems ist sehr anwenderfreundlich und vor allem schneller, als würden wir alle Daten weiter manuell auf Stundenzetteln oder in Excel-Tabellen sammeln.“ Die Kosten hielten sich zudem in „überschaubarem Rahmen“.
Gespeichert würden die Daten der digitalen Zeiterfassungssysteme mit webbasierten Lösungen nicht auf dem lokalen Praxisserver, sondern in der Cloud. „Das erhöht einerseits die Sicherheit. Vor allem aber ermöglicht es dem Arbeitgeber, von überall auf die Daten zuzugreifen. So können auch mehrere Praxen miteinander verbunden und trotzdem in der App abstrahiert betrachtet werden“, weiß Katavic um den Praxisnutzen.