116117-Terminservice
Wie das Bereitstellen von TSS-Terminen reibungsloser klappt
Termine bei den Terminservicestellen melden, Behandlungen extrabudgetär vergütet bekommen – das gilt seit dem Inkrafttreten des Terminservice- und Versorgungsgesetzes. Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten sind seitdem verpflichtet, freie Termine für die Terminservicestelle (TSS) zur Verfügung zu stellen.
In der Praxis ist das Einstellen (und patientenseitige Buchen) von Terminen auf diese Weise noch immer nicht überall eine Selbstverständlichkeit. Bestimmte Handgriffe können zumindest die Abläufe erleichtern und sind deshalb beim Einstellen freier Termine im 116117-Terminservice-Portal gut zu kennen.
Das zeigte sich auch an den Fragen, die in einem Seminar der KV Rheinland-Pfalz diskutiert wurden. Ein wichtiger Punkt: Wie lässt sich am besten Verbindlichkeit herstellen – und wie können Praxen sicher sein, dass Patienten gebuchte Termine auch wahrnehmen? Ganz sicher ist das natürlich nie, denn No-Shows bleiben für viele Praxen ein Problem – die Wahrscheinlichkeit lässt sich aber zumindest durch bestimmte Einstellungen und Hinweise erhöhen.
Praxishinweis und Terminprofil hinterlegen
Im sogenannten Praxishinweis-Feld lasse sich zum Beispiel der Hinweis hinterlegen, dass Patienten nach Buchung eines Termins über die 116117 diesen bei der Praxis bestätigen sollen. Denn auch wenn das bei der Terminbuchung an der Hotline oft bereits Thema ist, schadet eine Erinnerung nicht. „Sie können einen Satz mit dieser Aufforderung selbstständig in Ihrem Profil einfügen. Oft wird das Freitextfeld auch dazu genutzt, zu hinterlegen, was zum Termin mitgebracht werden soll“, erklärt Maria Goldberg von der KV Rheinland-Pfalz.
Auch das Hinterlegen von Terminprofilen sei möglich – also zum Beispiel, wenn nur für bestimmte Leistungen Termine zur Verfügung gestellt werden sollen.
Optimalerweise ergänze sich beides, erinnert Goldberg, denn Patienten bekommen im Portal beide Informationen angezeigt. Gerade bei Terminprofilen lohne es sich, sich Gedanken zu machen und bewusst zu entscheiden, für welche Leistungen man Termine einstellen möchte – zum Beispiel ausschließlich Koloskopien, bestimmte Bildgebungsverfahren oder andere Varianten, je nach Fachrichtung.
Buchungsabstand: Zeitfenster nicht ungenutzt lassen
Eine nützliche Funktion in den Einstellungen im KV-Portal kann auch der sogenannte minimale Buchungsabstand sein, wie ein FAQ für Praxen zeigt: Wird der eingestellte Termin nicht über den Terminservice vergeben, soll er natürlich nicht ungenutzt verfallen – insbesondere, wenn er nicht in den offenen Sprechstunden liegt.
Daher können Praxen hinterlegen, ab wann ein Termin von Patientinnen und Patienten nicht mehr eigenständig gebucht werden kann. Die Terminservicestelle könnte den Termin zwar weiter angezeigt bekommen, ist aber angehalten, vor einer Vergabe Rücksprache mit der Praxis zu halten.
Wer kann Termine buchen?
Bei bestimmten Fachgruppen können Patienten auch ohne Vermittlungscode bzw. Überweisung über die 116117 selbst Termine buchen – das ist bereits gesetzlich vorgegeben, zum Beispiel bei Hausärzten oder Ophthalmologen. Die KVen können aber auch zusätzliche Fachgruppen zur Selbstbuchung durch Patienten freigeben.
In Rheinland-Pfalz habe man sich dabei für solche Bereiche entschieden, in denen Erfahrungen der KV zufolge recht wenig schief gehen kann, erklärt Goldberg. Dazu gehören zum Beispiel HNO-Termine. Ob Patienten Termine bei diesen Gebietsärzten eigenständig buchen können, können Praxen aber weiterhin selbst entscheiden – und im Onlineportal der 116117 für Praxen hinterlegen, wer buchen kann und wer nicht. „Praxen behalten die Hoheit über ihre Termine“, sagt Goldberg. Die KV gibt also lediglich vor, bei welchen Fachrichtungen eine Selbstbuchung ausgeschlossen ist – oder theoretisch ermöglicht.
Trend zur Selbstbuchung
In Rheinland-Pfalz sei bei dafür freigegebenen Gebieten ein Trend zur Selbstbuchung erkennbar, berichtet Goldberg. In Zahlen: Im Jahr 2024 wurden in Rheinland-Pfalz 36 Prozent der über das 116117-Portal vermittelten Termine selbst durch Patienten gebucht, entweder über das Onlineportal oder die App.
„Die Onlinebuchung ist recht niedrigschwellig“, sagt Goldberg. Gleichzeitig spiele der telefonische Kontakt weiterhin eine ernst zu nehmende Rolle, gerade bei älteren, weniger digitalaffinen Patienten, und bei Fachrichtungen, bei denen keine Selbstbuchung möglich ist.
Durch den Terminservice selbst wurden 62 Prozent der Termine eingebucht. Nur 2 Prozent der Termine wurden von Ärzten über das Portal gebucht (zum Beispiel als Hausarzt-Vermittlungsfall).
Muss ich alle Terminarten einstellen?
Praxen können selbst einstellen, für welche Art von Termin ihre Zeitslots freigegeben sind: Für Termine mit normalem Dringlichkeitscode, für Akuttermine und/oder als nicht-dringlicher Termin. Zu beachten sei einzig, dass Akuttermine binnen 24 Stunden greifen; hier kann es also vorkommen, dass Patienten sehr kurzfristig buchen und dann die Praxis aufsuchen.
Bei der Abrechnung nicht vergessen
Haus- und Fachärzte sowie Psychotherapeuten bekommen Leistungen im jeweiligen Quartal bei einem Versicherten (Arztgruppenfall) extrabudgetär vergütet, wenn der Termin durch eine Terminservicestelle vermittelt wurde. Hinzu kommt ein gestaffelter, extrabudgetärer Zuschlag auf die Versicherten-, Grund- beziehungsweise Konsiliarpauschale.
Unterschieden wird zwischen dem Akutfall und anderen Arten des TSS-Terminfalls. Der „Abrechnungsschein“ in der Praxissoftware wird daher unter „Vermittlungsart“ als „TSS-Terminfall“, „TSS- Akutfall“ oder – bei Vermittlung durch eine hausärztliche Praxis – als „HA-Vermittlungsfall“ gekennzeichnet.
Praxen geben daher bei der Behandlung von Patienten, die Termine über die Terminservicestellen vermittelt bekommen haben, immer mit an, wann der Termin gebucht wurde. Denn die Höhe des Zuschlags hängt von der Anzahl der Kalendertage nach der Terminvermittlung durch die TSS bis zum Behandlungstag ab.
„Die Zählung der Kalendertage beginnt am Tag nach der Terminvermittlung durch die TSS beziehungsweise nach der Feststellung der Behandlungsnotwendigkeit durch die Hausarztpraxis“, erklärt die KV Hessen. Die jeweilige Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale (je nach Fachgruppe) bekommt dazu einen Buchstaben-Zusatz:
- A für den TSS Akutfall (maximal 24 Stunden zwischen Terminvermittlung und Behandlung, Zuschlag 200 Prozent, wenn die SMED-Ersteinschätzung durch die 116117 die Dringlichkeit bestätigt)
- B bis zum 4. Kalendertag nach der Terminvermittlung (100 % Zuschlag)
- C vom 5. bis zum 14. Kalendertag nach der Terminvermittlung (80
% Zuschlag) - D vom 15. bis zum 35. Kalendertag nach der Terminvermittlung (40 % Zuschlag)
Bei der Abrechnung bzw. Dokumentation im PVS sollte nicht vergessen werden, den Buchungstag und die Vermittlungsart einzugeben, um die entsprechenden Zuschläge auch tatsächlich zu bekommen.
Und was, wenn der Zufall es will und tatsächlich ein Termin zur gleichen Zeit von zwei verschiedenen Personen gebucht wird? Die Wahrscheinlichkeit sei sehr gering, sagt Goldberg, und doch sei so etwas schon einmal vorgekommen. Die KV sei im Austausch mit dem Hersteller und habe eine entsprechende Anforderung zur Weiterentwicklung des Portals angeregt. „Für die TSS wird das gerade entwickelt“.
Bereits entwickelt worden ist, dass Praxen, die Vermittlungscodes ausstellen, diese direkt aus dem PVS generieren können.
Gibt es eine Schnittstelle zwischen dem TSS-Portal und dem PVS?
TSS-Termine an einem Ort, andere Termine im PVS – das kann umständlich sein. Deshalb ist durch die KV Digital eine Schnittstelle erarbeitet worden, die einen ersten Schritt zur Synchronisation zwischen TSS und PVS ermöglichen soll. „Die Spezifikation ist auf dem INA-Portal der gematik veröffentlicht“, erklärt die KBV. Im nächsten Schritt müssten nun auch die PVS- Hersteller die Schnittstelle implementieren. Und wann wird das der Fall sein? „Erste Hersteller werden die Schnittstelle im Jahr 2026 implementieren und ihren Kunden anbieten“, so die KBV.
Wie viele Praxen machen mit?
Laut KBV stellen derzeit rund 30.000 Praxen aktiv Termine in den 116117-Terminservice ein. Insgesamt spricht die KV Digital von monatlich rund 150.000 Terminbuchungen deutschlandweit und 2,61 Millionen eingestellten Terminen pro Jahr. 2024 wurden laut KBV 53 Prozent der eingestellten Termine gebucht.
In Rheinland-Pfalz wurden 2024 im Schnitt 2.597 Termine pro Monat durch Praxen im Terminservice-Portal bereitgestellt. Die meisten davon im Bereich Psychotherapie, gefolgt von Chirurgie/ Orthopädie, Innerer Medizin, HNO und Augenheilkunde.
Allgemeinmediziner stellten den Zahlen der KV Rheinland-Pfalz zufolge nur rund 5 Prozent davon ein.
Was, wenn Praxen keine Termine einstellen?
Und was passiert, wenn Praxen der Verpflichtung, Termine bereitzustellen, nicht nachkommen? Die KV Rheinland-Pfalz erinnert an die genaue Formulierung der Vorgabe, nach der Praxen verpflichtet sind, „freie Termine“ bereitzustellen. Wer also keine Termine einstellt, kann schwer dafür haftbar gemacht werden. „Wir können weder prüfen, ob Praxen Termine frei haben, noch wollen und können wir derart in die Praxisorganisation eingreifen“, sagt Jan Kettering, Leiter des Patientenservice 116117 in Rheinland-Pfalz. „Wir sehen eher Vorteile darin, Praxen zu überzeugen, dass das Melden von Terminen nützlich sein kann – der 116117 Terminservice also gute Möglichkeiten bietet und sich zudem immer technisch weiterentwickelt, also mit der Zeit immer besser wird.“ Statt auf Sanktionen setze man also auf Überzeugung und Zusammenarbeit.
Quelle: Ärzte Zeitung - Springer Medizin Verlag GmbH
